Sage b7 bei KW Automotive

Prozess tunen im Werksverbund

Der Fahrwerk-Hersteller KW Automotive ist für viele Autofans erste Wahl, wenn es darum geht, Leistung auf die Straße zu bringen. Um das eigene Wachstum besser kontrollieren und steuern zu können, hat das Unternehmen kürzlich seine Prozesse mit der ERP-Software Sage b7 getunt.

Mit seiner Erfahrung und Innovationskraft ist KW Automotive in der Fahrwerkstechnik äußerst erfolgreich. Das damit einhergehende Wachstum stellt jedoch auch eine organisatorische Herausforderung dar. Das Angebot umfasst heute mehr als 20.000 Artikel, die sich aus über 35.000 Komponenten und Baugruppen zusammensetzen. Gleichzeitig wollen immer mehr Kunden das Wunschfahrwerk für ihr Fahrzeug selbst online konfigurieren. „Vor diesem Hintergrund war es Anfang 2016 dringend notwendig, unsere Abläufe mit einer modernen ERP-Lösung flexibler zu gestalten. Wir wollten vor allem in der Logistik, bei der Kleinserien-Fertigung und in grenzüberschreitenden Intercompany-Prozessen Verbesserungen erreichen“, sagt Ingo Eisen, Chief Operating Officer der KW Automotive GmbH. Obwohl der Hersteller bereits seit Jahren mit Software von Sage gearbeitet hatte, wurde die Recherche nach einem neuen System zunächst ergebnisoffen geführt. Dabei zeigte sich, dass der Einführungsaufwand bei Systemen anderer Hersteller erheblich höher gewesen wäre. Gründe dafür waren die einfachere Datenmigration und der Funktionsumfang von Sage b7, der den größten Teil der Anforderungen von KW Automotive im Standard abdeckt.

Einführung in sechs Schritten

Die Softwareeinführung lief nach dem sechsstufigen Standardprozess des ERP-Herstellers ab. Auf dieser Basis entstand im Vorprojekt ein Projektplan mit Aussagen zu Aufwand und Kosten. Zu Beginn der Analysephase richteten die Sage-Mitarbeiter eine Pilotinstallation ein. Damit konnte das Projekt-Team beim Produzenten sehen, wie sich die Unternehmensabläufe im System abbilden lassen und wo Anpassungen anfallen. Den Prozess- und Workflowmanager des Systems nutzte die Projektgruppe für die Modellierung und Dokumentation der Unternehmensabläufe. Eine zentrale Rolle bei der Analyse spielte die Integration in die bestehende Anwendungslandschaft von KW Automotive. Vom CAD-System über die Versandsysteme der Logistikdienstleister wie DHL, UPS oder Fedex und die Zollabwicklung bis hin zu kleinen Tools in der Produktion war eine ganze Palette von Anwendungen mit dem ERP-System zu verknüpfen. Insgesamt mussten etwa 30 Schnittstellen überprüft und ggf. angepasst werden.

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Transparente Lagerlogistik

In der Konzeptionsphase stand unter anderem die mobile Lagerlogistik im Mittelpunkt. „Eine unserer Hauptanforderungen an das neue System war, dass künftig unternehmensweit jederzeit Klarheit herrscht, wo sich welche Teile befinden – und in welcher Menge“, schildert Ingo Eisen. So sollte der interne Abstimmungsaufwand gesenkt werden. Eine vergleichbare Funktionalität gab es bislang in der Firma nicht. So blieb bis zuletzt die Frage offen, wie sich die neue Software in die Arbeitsabläufe einfügen würde. Welche Änderungen hatten die Mitarbeiter in den Fachabteilungen zu erwarten? Würden die Key-User den Scanner zur mobilen Datenerfassung (MDE) auf Anhieb bedienen können? Aufbauend auf den in der Analysephase des Projekts erfassten Informationen, modellierte und dokumentierte das Kernteam in Abstimmung mit den Schlüsselanwendern die Prozesse, wie sie mit der neuen Software implementiert werden sollten. Es kam darauf an, die mobile Lagerlogistik so zu integrieren, dass es dem ganzen Unternehmen nutzt und die Prozessbeteiligten möglichst wenig Aufwand haben.

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Multi-Company-Prozesse

In der anschließenden Implementierungsphase wurden alle Module der Software mit den zuvor definierten Anpassungen eingespielt. Die Key-User prüften sämtliche Prozesse im Arbeitsalltag. Besondere Aufmerksamkeit galt den Anpassungen, aber auch neuen Funktionen wie dem Multi-Company-Modul. Letzteres gehörte zu den zentralen Anforderungen an die Software. Schließlich ist das Unternehmen mit Unternehmensstandorten in Deutschland, der Schweiz, Großbritannien und den USA weltweit aktiv. Bestellt jemand beispielsweise beim Mandanten KW Automotive (Schweiz) AG, fordert das System automatisch die Produkte im Zuge einer so genannten Sonderbeschaffung bei der KW Automotive GmbH in Deutschland an. Dort wird gefertigt, kommissioniert und ein Lieferschein elektronisch an den Mandanten KW (Schweiz) übermittelt. Hier verbucht das System einen Wareneingang. Bei KW Deutschland wird in der Folge eine Rechnung an den Schweizer Mandanten erstellt und ebenfalls elektronisch versendet.

Ziele erreicht und neue gesetzt

Nach den Tests begann der Autoteilehersteller Anfang Dezember 2016 produktiv mit dem ERP-System zu arbeiten. Das Urteil fällt positiv aus: „Wir haben unsere Ziele erreicht und den Grund gelegt, um das dynamische Wachstum unseres Unternehmens weiterhin erfolgreich zu steuern“, sagt Ingo Eisen. Die ortsunabhängige Lagerlogistik beispielsweise sorgt trotz anfänglicher Schwierigkeiten im Prozess für mehr Transparenz über Lagerbewegungen und Lagerbestände. Außerdem wurde der Standort in der Schweiz in die neue Lösung integriert. Das vereinfacht Wartung und Pflege der Software. Und mit der Multi-Company-Steuerung werden jeden Tag mandantenübergreifende Abläufe für mehrere Hundert Aufträge automatisch verarbeitet. Nach dem Echtstart hat das Team von Ingo Eisen außerdem damit begonnen, die automatisierte Zollabwicklung zu implementieren. Bislang wurden dafür zahlreiche Daten manuell aus dem ERP-System in Excel-Tabellen exportiert. Die Auswertung und Übermittlung der Daten an das ‚Automatisierte Tarif- und Lokale Zoll-Abwicklungs-System‘ erfolgte in der Software „Genesys“ von BEX. Die Schwierigkeit beschreibt Ingo Eisen so: „Wir müssen teilweise über sechs- bis siebenstufige Stücklisten nachverfolgen, welche Teile aus welchem Land mit welchem Wert in die einzelnen Produkte einfließen, damit das Herkunftsland korrekt bestimmt wird.“ Die Kleinarbeit soll künftig automatisiert über eine Schnittstelle aus dem ERP-System exportiert werden, um den Vertrieb im wachsenden Exportgeschäft zu entlasten.