Aussagekräftig unterwegs

Um die mobilen Vertriebsmitarbeiter bei ihren Gesprächen mit Kunden zu unterstützen, hat der Maschinenbauer DMG Mori mit Camos zusammen eine mobile Lösung zur Produktkonfiguration entwickelt. Den Stapel Papier, den die Außendienstler früher zu externen Projekten mitnahmen, können sie seitdem zuhause lassen.

Bild: DMG Mori

Der Werkzeugmaschinenhersteller DMG Mori hat bei der Entwicklung seiner Configure Price Quote-Lösung (CPQ) den Fokus auf die User Experience gelegt. „Wir stehen für innovative Produkte mit einem klaren, modernen Design. Alles ist darauf ausgelegt, die Anwender bestmöglich zu unterstützen“, sagt Andre Torke, Head of Sales Tools & Sales Technology bei dem Maschinenbauer. „Dieses Versprechen wollen wir als gesamtes Unternehmen in allen Bereichen einlösen. Auch dann, wenn wir gemeinsam mit einem Kunden eine Maschine zusammenstellen.“ In der Vergangenheit waren die Vertriebsmitarbeiter allerdings mit einer Menge Papier zu den Kunden gereist, hatten mit ihnen in langen Listen die passenden Komponenten ausgewählt und so die individuelle Maschine konfiguriert. Das nahm viel Zeit in Anspruch und verzögerte die anschließende Angebotserstellung. Torke sagt: „Für uns stand deshalb fest, dass wir eine integrierte Lösung für die mobile Produktkonfiguration benötigen. Und mehr noch: Wir wollten eine Anwendung, die eine User Experience bietet, die den Kunden schon im Gespräch begeistert.“ Konkret bedeutete das: Die Konfiguration sollte schnell, einfach und bequem entlang eines fixen Workflows erfolgen. Dabei sollte es möglich sein, zahlreiche Informationen zu den jeweiligen Komponenten zu erhalten – technische Spezifikationen ebenso wie Fotos, 3D-Ansichten und Videos sowie Preise. Und das alles über eine Benutzeroberfläche, die dem klaren Design der Maschinen in nichts nachsteht.

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Zusammenarbeit im zweiten Anlauf

Erfahrungen mit der IT-gestützten Produktkonfiguration und Angebotserstellung hatte das Maschinenbauunternehmen bereits im stationären Umfeld gesammelt. Die Firma setzt schon seit einigen Jahren die CPQ-Lösung des Software- und Beratungsunternehmens Camos ein. Also diskutierten die Verantwortlichen Anfang 2013 zuerst mit Camos-Beratern, welche Möglichkeiten für eine mobile Anwendung bestehen. „Camos teilte uns damals mit, dass sie zwar an einem Client für mobile Endgeräte arbeiten, dieser aber noch nicht so weit ist. Diese Offenheit hat unseren Eindruck von Camos als verlässlichen und glaubwürdigen Partner weiter gestärkt“, sagt Andre Torke. Da DMG Mori das Projekt aber dennoch vorantreiben wollte, wurde ein anderes Unternehmen mit der Entwicklung beauftragt. Zwar stimmte das Design der Applikation und auch die funktionalen Anforderungen schienen zunächst realisierbar. Während der Umsetzung stellte sich aber schnell heraus, dass der eingeschlagene Weg doch in die falsche Richtung führt. Denn die entwickelte Anwendung konnte nicht direkt mit der zentralen CPQ-Lösung synchronisiert werden.

Das gesamte Regelsystem und sämtliche Angaben zu den Maschinen mussten manuell übernommen und gepflegt werden – auf Dauer ein immenser Aufwand. „Wir haben das Projekt deshalb gestoppt und sind – da einige Monate vergangen waren – noch einmal auf Camos zugegangen“, sagt Andre Torke. Camos hatte zwischenzeitlich den mobilen Client, der für den Zugriff auf die bestehende CPQ-Lösung ausgelegt ist, komplett fertig entwickelt und getestet. Andre Torke: „Für uns wurde dann sehr, sehr schnell ein Prototyp erstellt. Diesen Einsatz fanden wir herausragend. Und auch der technologische Ansatz hat uns vollständig überzeugt.“ Kaum sechs Monate später, im Herbst 2014, war der Go Live für die mobile Anwendung, die bei DMG Mori OMS|fx heißt. Rund 1.000 Vertriebsmitarbeiter in 76 Ländern, in denen der Werkzeugmaschinenhersteller vertreten ist, sind seitdem mit iPads ausgestattet. Der Client läuft auch auf anderen mobilen Betriebssystemen.

Schritt für Schritt gemeinsam konfigurieren

Gemeinsam mit dem Kunden konfigurieren die Mitarbeiter heute die individuelle Maschine Schritt für Schritt entlang eines geführten Prozesses von der grundsätzlichen Entscheidung für eine Technologie über die Auswahl eines Maschinentyps bis zur Definition von Spezifikationen. Dabei bietet die Anwendung immer nur solche Varianten an, die zu den vorher gewählten Optionen passen, es erfolgt eine fortlaufende Plausibilitätsprüfung. Zu den möglichen Komponenten werden den Nutzern ausführliche Informationen zu den technischen Details angeboten, außerdem werden die Preise angezeigt. Und es stehen verschiedene visuelle Elemente zur Verfügung. „Die Abbildungen und Videos verstärken massiv das Erlebnis der Kunden. Sie betrachten Steuerungseinheiten oder Arbeitstische und können sich dann sehr gut vorstellen, wie die sich im eigenen Shopfloor machen würden“, sagt Andre Torke. Am Ende der Konfiguration listet die Anwendung alle ausgewählten Komponenten übersichtlich auf. Dabei wird auch die Lieferzeit angegeben, die Kunden wissen also schon sehr früh, was sie erwartet. Zwei weitere Funktionen sind für die Vertriebsmitarbeiter hilfreich. Torke sagt:„Zum einen wird die Auswahl der Kunden mit den empfohlenen Optionen abgeglichen. Die Beratung lässt sich so noch intensivieren, die Konfiguration eventuell noch optimieren. Zum anderen zeigt OMS|fx Maschinen an, die der Wunschkonfiguration ähneln und die aktuell auf Lager sind. Die können schneller geliefert werden und sind häufig auch etwas preiswerter. Beide Tools kommen bei den Mitarbeitern und den Kunden extrem gut an.“

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Nach der Konfiguration geht alles ganz schnell

Ist die Maschine vollständig konfiguriert, geht alles ganz schnell. Aus der mobilen Lösung heraus versendet der Vertriebsmitarbeiter eine E-Mail mit allen Informationen und Vorabpreisen an den Kunden. Gleichzeitig geht eine Nachricht an das Back Office, die eine Identifikationsnummer des Vorgangs enthält. Über diese ID lässt sich die Konfiguration in der zentralen CPQ-Lösung finden – eine erneute Datenerfassung ist also nicht erforderlich. Von den Kollegen im Back Office werden zur Qualitätssicherung die Eingaben noch einmal überprüft, außerdem passen sie die Standardpreise und Zahlungsmodalitäten an die individuellen Konditionen des jeweiligen Kunden an. Anschließend senden sie ihm das verbindliche Angebot zu. „Mit der Lösung für die mobile Produktkonfiguration sparen wir insgesamt sehr viel Zeit, die Kunden erhalten ihr Angebot deutlich schneller als früher“, sagt Andre Torke. Der gestraffte Prozess schlägt sich auch auf die Performance der Vertriebsmitarbeiter nieder.

So beobachtet der Maschinenbauer, dass seit der Einführung die Anzahl der erstellten Angebote stetig zunimmt. Und das bedeutet letztlich eine Umsatzsteigerung. Nicht in harten Kennzahlen ausdrücken lässt sich die Begeisterung der Kunden – aber die ist spürbar gestiegen. Andre Torke: „Wir bekommen aus dem Vertrieb durchweg positive Rückmeldungen. Die Mitarbeiter im Außendienst berichten uns davon, wie sehr unsere Anwendung die Kunden in den Bann zieht, wie sie sich mit unseren Maschinen befassen und verschiedene Zusammenstellungen ausprobieren. Mit der User Experience ist aus einer notwendigen Pflicht eine Aufgabe geworden, die Spaß macht. Das festigt auch unser Bild als innovatives Unternehmen.“