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Produktdaten und Dokumente verbinden

Eckpfeiler für das Datenmanagement

Zur Absicherung der Produktentwicklung empfiehlt sich die Kombination von Produktdatenmanagement und Dokumentenverwaltung. Mehrwert liefert der Einsatz der beiden Lösungsansätze aber nur, wenn die Anwendungen koordiniert arbeiten.

Bild: Procad

Eine formale Unterscheidung zwischen Produktdatenmanagement (PDM) und Dokumentenmanagement (DMS) ist unsinnig. Denn keines der Systeme kommt in der Produktentwicklung ohne das andere aus. Dies liegt in der Natur der Sache und ist unmittelbar zu erkennen, wenn man auf seinen eigenen Schreibtisch schaut. Es ist dabei unerheblich, ob der Arbeitsschwerpunkt in der Serienfertigung oder in der projekt- und kundenorientierten Einzelfertigung liegt.

CAD-Unterlagen sind Dokumente

Denn das Ergebnis jeder CAD-Konstruktion sind CAD-Modelle – und damit nichts anderes als Dokumente. Dies gilt für jede Form der CAD-unterstützten Entwicklung, unabhängig ob es sich hierbei um Mechanik, Elektrotechnik oder Elektronik handelt. Das Gleiche gilt für die Quellprogramme von Software, die heute in einer Vielzahl von Produkten steckt – auch diese sind nichts anderes als Dokumente. Wenn Ingenieure oder Informatiker an die Arbeit gehen, bleibt es aber nicht bei einem Dokument. Das zeigt sich bereits bei der Ablage eines CAD-Modells in der Mechanik. Egal ob Inventor, Solid Edge, Solid Works, Creo oder NX zum Einsatz kommen, das Programm will ‚wissen‘, in welchem Format das Arbeitsergebnis gespeichert werden soll: Im Originalformat zur weiteren Bearbeitung, als Zeichnung mit aufgedruckter Stückliste, als PDF/A zur Dokumentation oder als als Datei im STEP-Format – die Abkürzung steht für ‚Standard for the exchange of product model data‘ – für den Austausch mit anderen CAD-Applikationen.

In der Regel werden sogar mehrere Formatvarianten parallel abgelegt und gepflegt. Wird das Originalprogramm versioniert, müssen auch die abgeleiteten Formate versioniert gespeichert werden, und diese Zusammengehörigkeit soll auf Dauer bestehen. Ohne dieses Dokumentenmanagement kann keine PDM-System und keine Product Lifecycle Management-Lösung (PLM) existieren. Die Lösung Pro.file von Procad integriert dazu CAD-Daten-Verwaltung und Dokumentenmanagement in einer IT-Lösung. Das System arbeitet Multi-CAD bezogen und stellt mit sogenannten Job-Servern für die Erstellung der abgeleiteten Formate eine Technik zur Verfügung, die automatisch bei einer Freigabe oder beim Start eines Änderungsprozesses bei Bedarf eine ganze Serie von Dokumenten erstellt und in die Produktdokumentation einbaut.

Kein PLM ohne Artikeldaten und Stücklisten

Allerdings kommt Datenverwaltung in der Produktentwicklung mit Dokumentenverwaltung allein nicht aus. Alle Produkte haben eine Struktur, die aus den elementaren Einzelteilen über Unterbaugruppen bis hin zu komplexen Baugruppen besteht. Enthalten Produkte Anteile aus Mechanik, Elektrotechnik und Elektronik, dann erreicht die Summe der Bauelemente schnell eine sehr hohe Anzahl. Jedes der Elemente ist zu fertigen oder zu beschaffen. Ohne die konkrete Benennung der Einzelteile und deren Eigenschaften ist dies wirtschaftlich nicht machbar. Zur Beschreibung der Artikel dient ein ausgereiftes Artikelmanagement mit Klassifikation über Sachmerkmalsleisten gemäß DIN 4000 oder eCl@ss.

Prozesse steuern und dokumentieren

Die Produktentwicklung ist ein Prozess, an dem eine große Zahl von Personen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben arbeitet. Jede Einzelaufgabe in diesem Prozess ist mit Dokumenten und Daten verbunden. Eine formale Trennung von Daten und Dokumenten ist aus Sicht der Steuerung und Dokumentation von Aufgaben, Prozessen und Projekten nicht möglich. Jeder der im Arbeitsprozess steht weiß, dass nahezu jede Tätigkeit mit einem Dokument beginnt. Manchmal ist dies ein Dokument des Typs ‚E-Mail‘, manchmal ein klassisches Papierdokument und manchmal eine Datei mit Daten. In jedem Fall sind diese Informationen fester Bestandteil der zu erledigenden Aufgabe. Im Laufe des Arbeitsablaufs entstehen dann neue Daten und Dokumente, die an nachfolgende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kollegen, Vorgesetzte und andere Personen weiterzugeben sind. Dabei gilt es sicherzustellen, dass stets das gültige Dokument weitergegeben wird und keine Kopien dieses Dokumentes ‚vagabundieren‘, die inhaltlich auseinanderlaufen. Jeder Produktentwicklungsprozess benötigt deshalb eine leistungsfähige Dokumentenverwaltung, die vollständig mit der Aufgaben- und Prozesssteuerung im Produktlebenszyklus-Prozess zusammenpasst. Es ist eine Grundvoraussetzung für schnelle Arbeitsabläufe und sichere Arbeitsergebnisse.

Ein PLM-System bietet zahlreiche Schnittstellen zu verschiedenen Unternehmensbereichen und Anwendungen. Nahezu jeder Informationsfluss findet dabei über Dokumente statt – ein digitaler Produktlebenszyklus ohne ein System oder integrierte Funktionen für das Dokumentenmanagement ist daher heutzutage kaum vorstellbar. Bild: Procad

Verbindlichkeiten sicherstellen

Die Mitnahme der richtigen Dokumente in der Prozesssteuerung ist aber noch aus einem weiteren Grund äußerst wichtig. Prozesse, die durch ein einheitliches PDM/ DMS-System gesteuert werden, stellen sicher, dass Regeln, die in der Prozessvorlage implementiert wurden, auch tatsächlich eingehalten werden. Bei solchen Regeln handelt es sich um firmeninterne Vorschriften, Normen, nationale und zunehmend auch internationale Verordnungen und Gesetze. Die Einhaltung solcher Vorgaben wird als ‚Compliance‘ bezeichnet. Der seit einigen Jahren auch in Europa benutzte Begriff bedeutet nichts anderes als die Pflicht zur Einhaltung von Regeln. Unternehmen, die auf regulierten Märkten arbeiten, können ohne eine Compliance-Unterstützung nicht bestehen.

Einsatzgebiete in vielen Branchen

Der Nachweis über die Einhaltung von Vorschriften erfolgt in Dokumenten wie zum Beispiel Protokollen, Engineering Change Requests (ECR), Engineering Change Notices (ECN) und anderen mehr. Das Schweizer Unternehmen CWA Constructions nutzt aus diesem Grund ganz bewusst die Kombination von PDM und DMS in einem System. Der Maschinen- und Anlagenbauer stellt damit sicher, dass der Produktentwicklungsprozess für seine Seilbahnkabinen und Monorail-Systeme lückenlos dokumentiert ist und die Abnahme auf allen Erdteilen schnell und zuverlässig erfolgen kann. Natürlich sichert sich CWA durch dieses Vorgehen auch bezüglich Schadensabwehr ab. Auch für den Hersteller von Filtersystemen Brita in Taunusstein dient die Verzahnung von PDM und DMS als Basis für das Qualitätsmanagement und die Sicherstellung von Compliance. Schließlich werden die Produkte des Unternehmens in Zusammenhang mit einem der wichtigsten Lebensmittel der Menschen, dem Wasser, eingesetzt.

E-Mails ersetzen zunehmend Dokumente in Papierform

Zu den wichtigsten Dokumenten in den Arbeitsprozessen moderner Unternehmen gehören heute E-Mails. Über E-Mail werden Vereinbarungen getroffen, die noch vor wenigen Jahren sehr formelhaft über schriftliche Korrespondenzen abgewickelt wurden. E-Mails sind Dokumente. Sie müssen wie jedes andere geschäfts- oder produktbezogene Dokument langfristig in Verbindung mit Produkten, Prozessen bzw. Projekten abgespeichert werden. Dabei reicht es nicht aus, einfach alle E-Mails irgendwie in einer riesigen ‚Blackbox‘ zu archivieren. Jede E-Mail muss über ihren Sachbezug auch im Unternehmenssystem gefunden werden. Die Integration von E-Mail in das Prroduct Lifecycle Management sollte deshalb bei einer ausgereiften Lösung nicht als randständiges Modul, sondern als selbstverständlichen Bestandteil des Leistungsumfangs zum Einsatz kommen. Eingehende und ausgehende E-Mails lassen sich so mit einer Minimalzahl von Mausklicks etwa aus der Bedienoberfläche von E-Mail-Programmen wie Microsoft Outlook in der PLM-Lösung speichern. Im Gegenzug gestattet eine tief in das E-Mail-System integrierte Lösung dem Anwender, aus der Dokumentenliste heraus E-Mails an interne und externe Empfänger versenden. Das System kann dabei etwa in einem Journal dokumentieren, welcher Empfänger wann welche Nachricht von welchem Absender erhalten hat.


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